Préparer son dossier de soumission

Une offre est rarement rejetée pour sa méthodologie. Elle l'est pour une attestation expirée, une pièce oubliée, une caution absente, une enveloppe remise trop tard. Le dossier de soumission de SangoBids part de là : pour chaque marché que vous suivez, il lit le dossier de consultation, en tire la liste des pièces exigées, la compare aux documents que vous avez déjà, et vous rappelle ce qui manque avant la date limite. Cet article suit un dossier du premier clic jusqu'au résultat.

Suivre un marché depuis sa fiche

Tout commence sur la fiche d'un appel d'offres, une fois que le verdict Go/No-Go vous a décidé.

Cliquez sur Préparer mon dossier
Le bouton est dans la colonne de droite de la fiche (sous « Comment répondre » sur téléphone). Un clic ajoute le marché à l'Espace de travail, avec un rappel 3 jours et 1 jour avant la date limite.
Le dossier de soumission s'ouvre
Il porte le titre du marché, son acheteur et sa date limite, et commence par la liste des pièces. Trois onglets : Pièces, Lettres, Proposition. En bas, la section Dépôt.
Retrouvez-le dans l'Espace de travail
Dans le menu, l'Espace de travail liste tous vos dossiers avec leur état : « 3 pièces à ajouter, 1 expire », la date limite, et le statut qui avance avec votre travail. La page d'accueil reprend les échéances les plus proches.

La liste des pièces et d'où elle vient

C'est la première chose que le dossier montre, et la raison d'être du dossier : vous n'avez pas à relire quarante pages pour savoir ce qu'il faut fournir.

Quand le dossier de consultation est en ligne (DAO, RPAO, données particulières), SangoBids le lit et en tire chaque exigence, citée avec le nom du fichier et la page : « Attestation de régularité fiscale — RPAO.pdf, p. 13 ». Les pièces sont classées administratives, techniques et financières, et marquées obligatoires ou facultatives. Une ligne au-dessus de la liste dit ce qui a été lu : « Liste établie à partir de RPAO.pdf (p. 12–14) et de Mes documents ».

Quand le dossier de consultation n'est pas en ligne, ce qui arrive souvent, la liste part des pièces habituellement demandées dans votre pays pour ce type de marché, et le dossier vous le dit en toutes lettres. C'est alors au dossier retiré auprès de l'acheteur de confirmer ou de compléter cette liste.

Chaque pièce est ensuite comparée à ce que contient Mes documents :

Prête : le document est là et reste valable à la date limite.
Expire avant la date limite : le document est là, mais il sera périmé le jour du dépôt. C'est l'erreur la plus fréquente, et la plus bête.
À ajouter : rien dans Mes documents ne correspond. Pour la caution de soumission, le dossier indique une fourchette lue sur des marchés comparables quand il en a, pour que vous sachiez quoi demander à votre banque ou votre assureur.
Pas concerné : vous pouvez écarter une pièce qui ne s'applique pas à vous ; elle sort du compte. Une pièce que le dossier n'a pas pu rapprocher avec certitude est marquée « À confirmer ».

Le compteur en tête de liste résume : « 3 sur 8 pièces obligatoires prêtes », et une carte « À ajouter maintenant » met en avant les trois ou quatre pièces par lesquelles commencer.

Ajouter une pièce manquante depuis le téléphone

Une pièce manquante n'a pas besoin d'un ordinateur.

Touchez Ajouter sur la ligne
Le dépôt s'ouvre avec le bon type de document déjà choisi. Sur téléphone, l'appareil photo est proposé directement : une photo nette de l'attestation suffit.
La date d'expiration est lue
SangoBids lit la date sur le document et la propose ; corrigez-la si elle est fausse. C'est cette date qui permet de dire « expire avant la date limite » sur les dossiers suivants.
La pièce sert à tous vos dossiers
Un document ajouté une fois est dans Mes documents pour de bon. Chaque nouveau dossier de soumission le retrouve, et vous êtes prévenu avant qu'il expire.

Quand les pièces sont prêtes, Télécharger mes pièces assemble les documents de Mes documents en un seul PDF, dans l'ordre de la liste, et Imprimer la liste vous donne la liste à cocher. Le premier téléchargement est offert sur tous les plans ; les suivants font partie du plan Pro. La liste et les statuts restent gratuits.

Les lettres préremplies

L'onglet Lettres prépare les deux lettres qu'à peu près tous les dossiers exigent : la lettre de soumission et la déclaration sur l'honneur. Elles arrivent remplies avec le nom de votre entreprise, son registre, son représentant, et l'acheteur, l'objet et la référence du marché. Il vous reste à relire, à compléter ce qui est signalé, à imprimer et à signer.

Si le dossier de consultation fournit son propre modèle de lettre, utilisez le modèle du dossier : la lettre préremplie sert alors de brouillon pour le remplir sans erreur de référence.

La proposition technique

L'onglet Proposition est pour les marchés qui demandent une offre technique rédigée : méthodologie, organisation, références. Il fonctionne en trois temps.

Un premier texte, à partir de l'avis et de ses documents
Le texte suit la grille d'évaluation du dossier quand elle est publiée, et s'appuie sur votre page entreprise. Ce que SangoBids ne sait pas n'est pas inventé : il reste un repère « [À COMPLÉTER : marché similaire, maître d'ouvrage, montant, année] » que vous remplissez vous-même. Vous pouvez aussi importer votre propre fichier Word et partir de lui.
Une relecture, comme la ferait un comité
La relecture liste d'abord les points bloquants (une référence demandée qui n'est pas citée, un délai dépassé, une exigence sans réponse), puis les points qui coûtent des points, chacun avec ce qu'il faut faire.
Des réécritures que vous gardez ou non
Pour chaque remarque, une réécriture est proposée. Vous comparez avant et après ; votre texte ne change que si vous gardez. À la fin, l'export en Word vous donne le fichier à mettre en forme et à déposer.

Les rappels qui disent ce qui manque

Trois jours avant la date limite, puis la veille, vous recevez un e-mail. Il ne dit pas seulement « échéance proche » : il liste les pièces encore à ajouter et celles qui expirent avant la date limite, avec un lien vers le dossier. Ces deux rappels existent sur tous les plans, pour tout marché suivi.

Le dépôt et le résultat

En bas du dossier, la section Dépôt rassemble ce qu'il faut savoir le jour J : où déposer, avant quelle heure, et la date d'ouverture des plis quand elle est publiée. Quand c'est fait, le bouton J'ai déposé mon offre passe le dossier au statut Déposé et arrête les rappels.

Après l'attribution, indiquez le résultat : gagné ou perdu. Ce n'est pas qu'un classement. Un marché gagné devient une référence que vos prochaines propositions peuvent citer, et l'historique de vos soumissions vous dit chez quels acheteurs vous êtes retenu.

Ce que le dossier ne fait pas

Il ne dépose pas votre offre. La remise à l'acheteur, physique ou sur la plateforme officielle du pays, reste votre geste, et c'est pour cela que la section Dépôt vous dit où et quand.

Il ne remplace pas le dossier de consultation. La liste des pièces est lue dans les documents publiés ; ce qui n'est pas en ligne, il ne le connaît pas, et il vous le dit. Quand le dossier doit être retiré auprès de l'acheteur, retirez-le.

Il n'invente rien. Une référence, un montant de caution, un article du code des marchés qu'il ne peut pas lire restent à compléter, par vous.

Et ensuite

Pour chaque étape du dossier, le guide de la soumission entre dans le détail : les pièces administratives à fournir, rédiger une offre technique qui passe, cautions et garanties et déposer son offre. Si vous rédigez déjà vos offres avec un assistant généraliste, lisez Rédiger son offre technique avec ChatGPT : ce qui marche, ce qui manque.