Les règles de la commande publique au Bénin

Nous n'avons pas encore de liste vérifiée au Bénin. Voici les pièces qu'on demande presque partout : vérifiez leur nom exact et l'organisme qui les délivre dans le dossier d'appel d'offres.

• Extrait du registre du commerce (RCCM)

  Presque toujours demandée

  Greffe du tribunal de commerce

  L'extrait est délivré par le greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège de l'entreprise. L'immatriculation est permanente, mais les DAO demandent en général un extrait récent. Vérifiez auprès du greffe la délivrance d'un extrait à jour.

  Guide détaillé

• Identifiant fiscal de l'entreprise

  Presque toujours demandée

  Administration fiscale nationale

  L'identifiant fiscal est attribué par l'administration fiscale à l'immatriculation ; l'attestation s'obtient auprès du service des impôts de rattachement. Elle est demandée dans tous les dossiers administratifs. Vérifiez que la dénomination correspond au RCCM.

• Attestation de situation fiscale

  Presque toujours demandée

  Administration fiscale nationale

  Elle certifie que l'entreprise est à jour de ses obligations fiscales. La demande se fait auprès du service des impôts de rattachement ou du téléservice de l'administration fiscale lorsqu'il existe, après dépôt de toutes les déclarations. Vérifiez la durée de validité portée sur l'attestation.

  Validité habituelle : 3 moisGuide détaillé

• Attestation de régularité sociale

  Presque toujours demandée

  Caisse nationale de sécurité sociale

  Elle atteste que l'entreprise est immatriculée et à jour de ses cotisations sociales. La demande se fait auprès de l'agence de la caisse de sécurité sociale de rattachement. Régularisez les cotisations en retard avant de la demander.

  Validité habituelle : 3 mois

• Attestation de non-faillite

  Presque toujours demandée

  Greffe du tribunal de commerce

  Elle est délivrée par le greffe du tribunal de commerce du ressort de l'entreprise sur présentation du RCCM. Elle certifie qu'aucune procédure collective n'est en cours. Les DAO exigent en général une attestation récente : vérifiez le délai demandé.

  Validité habituelle : 3 moisGuide détaillé

• Peut soumissionner tout candidat qui a les capacités techniques et financières et l'expérience de marchés analogues, sur des critères objectifs écrits dans le dossier. Pour la capacité technique: moyens matériels et humains, références, éventuel registre professionnel ou certificat de qualification, attestation sur modèle de l'acheteur. Une entreprise naissante peut présenter l'expérience de son encadrement technique à la place de ses propres références.[1]
• Capacité financière: bilans (ou extraits) si leur publication est prescrite, chiffre d'affaires global et du domaine sur trois exercices au plus, et à titre exceptionnel attestations bancaires ou preuve d'assurance. Si une pièce manque, la commission peut en demander d'autres: sans réponse sous 3 jours ouvrables, l'offre peut être rejetée.[1]
• Les pièces qui prouvent que vous n'êtes pas exclu (faillite, interdictions pénales, fiscales ou sociales, exclusion par l'ARMP) ne sont exigées qu'au moment de l'approbation. Si vous ne les produisez pas dans les 3 jours ouvrables suivant la notification de l'attribution, l'attribution peut être annulée. Les exclusions frappent aussi les membres d'un groupement et les sous-traitants.[1]
• Sont exclus pour conflit d'intérêts les entreprises où un membre de l'autorité contractante, du contrôle ou de la commission a un intérêt, et les entreprises affiliées aux consultants qui ont préparé le dossier d'appel à concurrence. Un faux document ou un chèque de garantie sans provision est une inexactitude délibérée: l'offre est rejetée et des sanctions peuvent suivre. Le candidat doit vérifier l'authenticité des diplômes et pièces d'identité de son personnel.[1]
• Une attestation de catégorisation, délivrée par un organisme habilité, peut être demandée selon les besoins du marché, mais ne peut pas servir seule ni de façon discriminatoire à juger la capacité technique.[1]

• Groupement solidaire (chacun répond de tout le marché) ou conjoint (chacun de sa part). Un mandataire représente le groupement et est solidaire de chaque membre. Les candidatures sont signées par tous ou par le mandataire habilité. La composition ne peut pas changer entre la préqualification et la remise des offres. Interdiction de déposer plusieurs offres pour le même marché ou lot, seul et en groupement. Pour un marché solidaire, paiement sur un compte unique.[1]
• Sous-traitance: possible seulement si le dossier l'a prévue. L'offre indique la nature des prestations, le sous-traitant, ses références, le montant prévu et les modalités de paiement. La part sous-traitée ne dépasse pas 40 % du marché, avenants compris. Le titulaire reste seul responsable. Le sous-traitant agréé peut être payé directement par l'acheteur.[1]

• La garantie de soumission est exigée quand la nature des prestations le requiert. Son montant est écrit dans le dossier et égale 1 % du montant prévisionnel hors taxes du marché. Formes admises: chèque ordinaire encaissable pendant la validité de l'offre, garantie bancaire inconditionnelle, ou autre forme indiquée au dossier. Pas de garantie pour les prestations intellectuelles.[1]
• Les micro, petites et moyennes entreprises peuvent la fournir sous la forme d'une simple lettre de déclaration de garantie. La garantie est libérée pour les offres rejetées après la signature du projet de contrat par l'attributaire; si la procédure est arrêtée, les garanties sont libérées.[1]

• Règle du code: une seule enveloppe qui contient les renseignements sur la candidature, la garantie d'offre et, séparément, l'offre technique et l'offre financière. Offre signée par le soumissionnaire ou un mandataire habilité (un mandataire ne représente qu'un soumissionnaire par marché), avec une lettre de soumission, en un original et une copie papier, plus une copie électronique sur clé USB. Une offre par lot en cas d'allotissement.[1]
• Le pli est fermé, porte le numéro et l'objet de l'appel d'offres sans nom du soumissionnaire, et se dépose contre récépissé au lieu indiqué avant la date et l'heure limites. Les plis arrivés en retard sont irrecevables et rendus fermés. Les plis reçoivent un numéro d'ordre et sont inscrits dans l'ordre d'arrivée sur un registre spécial.[1]
• Le décret du 9 avril 2025 prévoit, une fois le système en service, un dépôt entièrement électronique: fichiers regroupés par nature (administratif, technique, financier), chiffrés par le soumissionnaire avant dépôt sous peine de rejet, signés électroniquement, avec un accusé d'enregistrement horodaté. Aucune offre n'est reçue après l'heure d'ouverture. Seules la date et l'heure de réception sur le profil de l'acheteur font foi. Un pli inaccessible est irrecevable, et un format de fichier non respecté entraîne l'irrecevabilité.[4]
• Le dossier d'appel à concurrence est remis gratuitement à tout candidat qui le demande, dès la publication de l'avis. L'avis donne au moins la référence, le financement, le type d'appel d'offres, où retirer le dossier, les critères principaux, la date, le lieu et l'heure de dépôt, le délai de validité des offres et le montant de la garantie.[1]

• La séance d'ouverture est publique, à la date et l'heure du dossier, en présence des candidats qui le souhaitent, présidée par la PRMP. Le procès-verbal est signé par la commission, publié par les mêmes canaux que l'avis et remis sans délai à tous les soumissionnaires. Si un seul pli est reçu, l'ouverture a lieu.[1]
• Pour les procédures restreintes ou avec préqualification, s'il y a moins de trois plis, un nouveau délai d'au moins 10 jours est publié. S'il n'y a aucun pli, la commission ouvre aussi un nouveau délai d'au moins 10 jours. Pour une demande de cotation, l'ouverture publique n'est pas obligatoire.[1][3]

• Le choix repose sur un critère unique: soit le prix (corrigé), seulement pour des fournitures ou services standardisés dont la qualité ne varie pas, soit le prix ou le coût global (coût d'usage et d'entretien, délai, service après-vente, conditions de paiement, qualité). Les critères doivent figurer au dossier; aucun critère ni méthode non annoncés. Il n'y a aucune négociation avec le soumissionnaire, sauf pour les prestations intellectuelles et l'entente directe.[1]
• L'offre de base doit être conforme au dossier. Les variantes ne sont admises que si le dossier les demande ou les permet. Avant de rejeter une offre anormalement basse, l'acheteur doit vous demander par écrit des justifications (économie du procédé, solutions techniques, respect des règles sociales et environnementales, aide d'État) et les examiner.[1]
• Pour les prestations intellectuelles, la proposition technique et la proposition financière sont dans deux enveloppes cachetées. Les propositions techniques sont ouvertes et évaluées d'abord; seuls les candidats techniquement qualifiés voient leur proposition financière ouverte en séance publique, les autres la récupèrent fermée.[1]

• Préférence communautaire: elle est donnée aux soumissionnaires domiciliés et résidents fiscaux au Bénin ou dans un État de l'UEMOA, indiquée au dossier sous forme de pourcentage de l'offre, jamais plus de 15 %. Conditions: pour les fournisseurs, au moins 30 % de valeur ajoutée dans l'UEMOA; pour les entrepreneurs de travaux, au moins 30 % d'intrants ou de personnel de chantier de l'UEMOA; pour les personnes morales, capital détenu à plus de moitié et organes de direction contrôlés au moins à moitié par des ressortissants de l'UEMOA.[1]
• Petites entreprises: un candidat qui prévoit de sous-traiter au moins 30 % du marché à des micro, petites et moyennes entreprises peut obtenir une marge de préférence d'au plus 5 %, cumulable avec la préférence communautaire. Le code prévoit aussi une préférence de 5 % pour l'offre d'une micro, petite ou moyenne entreprise, cumulable avec les 15 % communautaires.[1]
• Chaque acheteur inscrit dans son plan annuel la proportion de marchés, en nombre, réservée aux micro, petites et moyennes entreprises; le minimum est fixé par la loi de finances de l'année.[1]

• Après l'évaluation, un procès-verbal d'attribution provisoire (retenus, exclus et motifs, prix, parts sous-traitées) est validé par l'organe de contrôle puis publié. Tous les soumissionnaires reçoivent les résultats avec les motifs de rejet. Un soumissionnaire écarté obtient une copie du procès-verbal dans les 3 jours ouvrables suivant sa demande écrite. L'acheteur attend au moins 10 jours calendaires avant de signer et de soumettre le marché à l'approbation.[1]
• Un marché doit être conclu, signé et approuvé avant tout début d'exécution; un marché non approuvé est nul. L'approbation ne peut être refusée que pour absence ou insuffisance de crédits, dans les 5 jours calendaires. Le marché est notifié dans les 3 jours calendaires de son approbation et entre en vigueur à la notification. Un avis d'attribution définitive est publié dans les 15 jours.[1]
• L'acheteur peut demander de prolonger la validité des offres, au plus 45 jours calendaires sans avis de l'ARMP, après confirmation de l'attributaire provisoire. Si la procédure est arrêtée, les soumissionnaires sont déliés de leur engagement et leurs garanties libérées. Un appel d'offres est déclaré infructueux après avis du contrôle, et la décision est publiée sous 5 jours calendaires.[1]

• Premier recours auprès de la PRMP ou de son supérieur hiérarchique, avec copie à l'ARMP: dans les 5 jours ouvrables de la publication ou notification de l'attribution, ou dans les 10 jours ouvrables avant la date de dépôt s'il vise le dossier. Il suspend la procédure d'attribution. La décision doit tomber sous 3 jours ouvrables. Il doit invoquer une violation de la réglementation. Il peut viser l'attribution, la publicité, les conditions de participation, le mode de passation, le dossier, les critères ou l'arrêt de la procédure.[1]
• Second recours devant l'ARMP: dans les 2 jours ouvrables de la notification de la décision contestée, ou si l'acheteur ne répond pas sous 3 jours ouvrables. L'ARMP décide en 7 jours ouvrables, ses décisions sont exécutoires et l'acheteur a 5 jours ouvrables pour corriger. Un recours en justice reste possible mais ne suspend rien. Ces délais sont francs. Les recours peuvent se faire par lettre recommandée ou par voie électronique; l'ARMP propose des formulaires avant et après dépôt des offres.[1][6]
• Pour une sollicitation de prix: la réclamation avant l'ouverture des offres se fait auprès de l'acheteur dans le délai qui reste avant la date de dépôt, avec copie à l'ARMP.[3]

• Le titulaire fournit une garantie de bonne exécution quand la nature et le délai du marché le requièrent, sauf pour les prestations intellectuelles. Son montant est fixé par l'acheteur et ne dépasse pas 5 % du prix de base, augmenté ou diminué des avenants. Elle est constituée dans les 30 jours de la notification et avant le premier paiement. Si une garantie de soumission existe, elle doit être remplacée avant son expiration.[1]
• Elle prend la forme d'une garantie bancaire à première demande ou d'un cautionnement selon l'OHADA. Libération: 90 % à la réception provisoire, 10 % à la réception définitive. En cas de cotraitance avec une micro, petite ou moyenne entreprise, la garantie ne porte pas sur la part qui lui est confiée.[1]

• Une avance peut être prévue dans le dossier d'appel à concurrence. Plafond: 20 % du marché initial pour les travaux et les prestations intellectuelles, 30 % pour les fournitures et les autres services. Elle n'est versée qu'après la mise en place des cautions exigées et remboursée par retenue sur les acomptes ou le solde.[1]
• L'avance doit être garantie à hauteur de son montant par une garantie de restitution. Les micro, petites et moyennes entreprises en sont dispensées pour les avances qui ne dépassent pas 20 % du marché.[1]

• Quand le marché prévoit un délai de garantie, l'acheteur peut retenir 5 % de chaque paiement, fixé au cahier des charges. La retenue est libérée à la fin du délai de garantie et ne peut pas être cédée.[1]

• Les paiements se font par virement bancaire. L'acheteur paie les acomptes et le solde dans les 60 jours de la réception de la facture, sauf délai plus long fixé pour le solde de certaines catégories de marchés. Les communes peuvent accorder des délais plus courts aux petites et moyennes entreprises. Au-delà, après une mise en demeure restée sans effet pendant 8 jours, des intérêts moratoires courent au taux légal fixé par la BCEAO. Les sous-traitants payés directement bénéficient de ces règles.[1]
• Les acomptes sont dus pour les prestations commencées, mais facultatifs pour les marchés de moins de trois mois. Les pénalités de retard exigent une mise en demeure et sont plafonnées par le cahier des charges. Un changement de domiciliation bancaire se fait par avenant. Le code fixe une redevance de régulation de 0,50 % du montant hors taxes des marchés attribués.[1]

• L'ARMP peut sanctionner un candidat, soumissionnaire ou titulaire pour: entente sur les prix, avantage indu à un agent, influence sur la définition du marché, fausses déclarations ou usage d'informations confidentielles, fausses demandes de paiement, obstruction aux enquêtes, corruption, menaces envers les agents. Sanctions: confiscation des garanties, exclusion de la concurrence jusqu'à 10 ans (définitive en cas de récidive, et étendue aux entreprises liées par le capital en cas d'entente), retrait de l'agrément ou du certificat de qualification.[1]
• L'ARMP publie tous les trimestres la liste des exclus, diffusée aux acheteurs et publiée au Journal officiel et sur le site des marchés publics; la liste rouge est consultable sur armp.bj et un certificat de non-exclusion peut être demandé en ligne. Tout contrat obtenu par la corruption est nul.[1][5]