Les types de procédures : ouvert, restreint, cotation, gré à gré, AMI (Bénin)

La procédure est la façon dont l'acheteur met les entreprises en concurrence. Elle dit si vous pouvez répondre, ce que vous remettez et le temps dont vous disposez. Le nom exact change d'un pays et d'un bailleur à l'autre, mais les mécanismes sont les mêmes. L'avis ou le dossier d'appel d'offres indique toujours laquelle s'applique.

Appel d'offres ouvert

Ce que c'est. L'acheteur publie un avis, et toute entreprise qui remplit les conditions peut répondre. C'est la règle pour les marchés d'un certain montant et le cas que décrit l'essentiel de ce guide.

National ou international. Un appel d'offres national vise surtout les entreprises du pays et se publie dans le pays. Un appel d'offres international se publie plus largement et suppose une concurrence étrangère. Cela ne vous en exclut pas : une entreprise locale peut y répondre si elle remplit les critères, mais ils sont souvent plus élevés et le dossier peut être en anglais. À l'inverse, un avis national peut rester ouvert aux étrangers, surtout quand un bailleur le finance.

Ce que vous remettez. Les pièces administratives, l'offre technique, l'offre financière et la caution de soumission si elle est demandée.

Le piège. Croire qu'« ouvert » veut dire « accessible à tous ». Le dossier peut exiger un chiffre d'affaires, des références ou du matériel hors de votre portée. Lisez les critères avant de commencer.

Pour une petite entreprise. Regardez d'abord les lots, c'est-à-dire les parties du marché que l'acheteur met en concurrence séparément. Chaque lot s'évalue à part, et vous pouvez souvent répondre à un seul, aux exigences plus modestes. Si vous répondez à plusieurs, le dossier peut exiger que votre capacité couvre leur somme. Sinon, voyez Groupement et sous-traitance.

Appel d'offres restreint et présélection

Ce que c'est. Seules les entreprises invitées par l'acheteur peuvent remettre une offre. Le mot « restreint » recouvre deux situations : soit l'acheteur a d'abord publié un avis de présélection et retenu les candidats qualifiés, soit il invite directement des entreprises qu'il connaît, là où la règle le permet.

Qui peut répondre. À la présélection, toute entreprise intéressée. Ensuite, seulement celles qui ont été retenues.

Ce que vous remettez. D'abord un dossier de qualification, sans prix : situation juridique, chiffres d'affaires, marchés similaires, moyens. Ensuite, si vous êtes retenu, une offre complète.

Le piège. Prendre la présélection à la légère. Si vous n'y êtes pas, vous ne verrez pas passer la suite. Autre piège : la situation déclarée à la présélection doit rester vraie au moment de l'offre, et le dossier peut demander de le confirmer.

Pour une petite entreprise. Répondez aux avis de présélection de votre secteur, même si le marché paraît loin : c'est une façon d'être connu. Si la procédure se fait sans avis public, seule votre réputation auprès de l'acheteur peut vous faire inviter.

Cotation et demande de prix

Ce que c'est. Pour les petits montants, l'acheteur demande des prix à quelques fournisseurs et choisit, le plus souvent, le moins cher qui soit conforme. On parle selon les pays de cotation, de demande de cotation, de demande de prix ou de demande de renseignements et de prix.

Qui peut répondre. Les entreprises consultées et, quand un avis est publié, toutes celles qui remplissent les conditions.

Ce que vous remettez. Un dossier léger : un devis signé, la fiche technique du produit ou de la prestation et quelques pièces administratives. Les conditions de livraison comptent autant que le prix.

Le piège. Les délais sont courts, parfois quelques jours. Sans attestations à jour, vous êtes éliminé avant même de chiffrer. Un devis oublié dans une boîte de réception vaut un refus.

Pour une petite entreprise. C'est souvent la meilleure porte d'entrée : petits montants, peu de formalités et des premières références. Mais on ne reçoit une demande que si l'acheteur vous connaît. Inscrivez-vous sur les listes de fournisseurs quand il y en a, présentez votre activité aux services des achats des acheteurs de votre région, et gardez une offre type avec vos prix à jour pour répondre vite. Chez les agences internationales, l'équivalent est le RFQ : voyez la page Nations Unies.

Gré à gré

Ce que c'est. L'acheteur traite directement avec une entreprise, sans concurrence ou presque. On l'appelle aussi entente directe ou marché négocié selon les pays. C'est l'exception, réservée à des cas définis : urgence réelle, droit exclusif, prestation qu'un seul fournisseur peut assurer. Elle demande le plus souvent une autorisation.

Qui peut répondre. Personne : il n'y a rien à quoi répondre. Vous ne pouvez pas présenter de candidature à un gré à gré.

Ce que vous remettez. Si l'acheteur vous sollicite, une offre et des justificatifs, puis une négociation.

Le piège. L'intermédiaire qui vous propose d'« arranger » un gré à gré contre une commission. C'est de la corruption : vous risquez l'exclusion des marchés publics et des poursuites, et vous n'avez aucune garantie de résultat.

Pour une petite entreprise. Il y a des façons honnêtes d'être pris en considération. Faites connaître vos capacités rares, comme une représentation exclusive, un agrément ou une présence dans une région difficile. Tenez à jour une page d'entreprise claire. Répondez bien aux petites consultations, car un acheteur rappelle les fournisseurs qui ont bien livré. Et un gré à gré attribué à une autre entreprise peut vous ouvrir de la sous-traitance.

Avis à manifestation d'intérêt (AMI)

Ce que c'est. L'acheteur publie un AMI pour repérer des candidats avant de lancer sa consultation. Vous ne soumissionnez pas encore : vous montrez vos références pour être retenu sur une liste. C'est la voie normale pour les consultants, mais il arrive qu'un acheteur l'utilise aussi pour les travaux ou les fournitures.

Qui peut répondre. Tout cabinet, bureau d'études ou consultant qui entre dans le champ de l'avis, seul ou associé si l'avis l'autorise.

Ce que vous remettez. Une lettre, une présentation de l'entreprise et surtout des missions similaires décrites et prouvées : client, objet, période, montant, votre rôle. Pas de prix, et en général pas encore de méthodologie. L'avis dit si des CV sont demandés.

Comment fonctionne la liste restreinte. L'acheteur note les expériences à partir des critères de l'avis et retient les mieux placés, en nombre limité. Eux seuls reçoivent la demande de propositions, où viennent la méthodologie, les experts et le prix. C'est décrit dans Travaux, fournitures, services, prestations intellectuelles.

Le piège. Envoyer une brochure générale. Le lecteur cherche des missions qui ressemblent à celle de l'avis. Présentez d'abord les plus proches, et utilisez les mots de l'avis. Ne joignez pas de prix.

Pour une petite entreprise. Si vos références sont insuffisantes, associez-vous à un cabinet qui a celles qui manquent. Faites-le dès la manifestation d'intérêt, car changer ensuite la composition de l'équipe est souvent encadré.

Appel d'offres en deux étapes

Ce que c'est. Pour un achat complexe, dont l'acheteur ne peut pas encore tout spécifier, il demande d'abord des propositions techniques sans prix, en discute avec les candidats et précise son besoin. Il demande ensuite des offres finales avec prix.

Qui peut répondre. Les entreprises admises à la première étape, à laquelle l'avis invite en général.

Ce que vous remettez. Une proposition technique sans prix, puis une offre technique révisée et une offre financière.

Le piège. Confondre avec les deux enveloppes. Deux enveloppes, c'est une offre technique et une offre financière remises le même jour et ouvertes séparément. Ici, ce sont deux remises à des moments différents. Autre piège : indiquer un prix à la première étape.

Pour une petite entreprise. La procédure est longue et coûteuse, et rarement à votre portée seul. L'accès passe plutôt par un partenariat avec un grand candidat, comme spécialiste ou sous-traitant.

Accord-cadre et marché à commandes

Ce que c'est. L'acheteur choisit un ou plusieurs fournisseurs pour une période donnée, avec des prix ou des conditions fixés d'avance, puis passe commande selon ses besoins. Les noms varient : accord-cadre, marché à commandes, marché de clientèle, ou contrat à long terme chez les organismes internationaux.

Qui peut répondre. Selon la procédure de départ, le plus souvent un appel d'offres. S'il y a plusieurs titulaires, ils sont parfois remis en concurrence à chaque commande.

Ce que vous remettez. Une offre classique, avec des prix unitaires qui vous engagent pendant toute la durée.

Le piège. Lire le montant maximum comme un chiffre d'affaires garanti. L'acheteur peut commander bien moins, et le dossier fixe parfois un minimum, parfois rien. Vérifiez aussi si vos prix peuvent être révisés : un prix bloqué et un coût qui monte, cela se paie sur toute la période.

Pour une petite entreprise. Les commandes régulières sont précieuses, mais elles demandent du stock, une trésorerie et la capacité de livrer vite à chaque commande. Calculez ce que vous pouvez tenir au volume le plus élevé.

Dans votre pays

Voici les procédures de votre pays, sous leurs noms locaux, avec les cas où chacune s'utilise.

Appel d'offres ouvert (AOO)

Procédure de principe dès que le montant prévisionnel hors taxes atteint le seuil de passation: 100 millions de F CFA pour les travaux, 70 millions pour les fournitures et services (35 et 25 millions pour les communes sans statut particulier). Elle peut être précédée d'une préqualification, à titre exceptionnel, pour des travaux ou équipements importants ou complexes.[1][2]

Délai minimum : Au moins 21 jours calendaires à compter de la publication de l'avis pour les marchés au-dessus du seuil de passation, et 30 jours au-dessus du seuil communautaire de publication. En cas d'urgence motivée, jusqu'à 15 jours, avec autorisation de la DNCMP.[1]

Pour vous : C'est la procédure où la concurrence est la plus ouverte: le dossier est gratuit sur demande et l'ouverture des plis est publique. Prévoyez 3 semaines de préparation au minimum, et plus si une garantie bancaire ou des attestations sont à obtenir.

Appel d'offres restreint (AOR)

Seulement quand les biens, travaux ou services sont si spécialisés qu'un nombre limité de fournisseurs peut les offrir. L'acheteur envoie une lettre d'invitation aux candidats qu'il choisit. Une entreprise compétente qui n'a pas été consultée peut demander à la DNCMP l'autorisation de participer: sans réponse sous 3 jours ouvrables, l'autorisation est réputée acquise.[1]

Délai minimum : Les mêmes délais que l'appel d'offres ouvert (21 jours, ou 30 au-dessus du seuil communautaire), comptés à partir de l'envoi simultané des invitations. S'il y a moins de 3 plis, un nouveau délai d'au moins 10 jours est ouvert.[1]

Pour vous : Lisez l'avis général annuel: il annonce les appels d'offres restreints prévus. Si vous êtes qualifié et absent de la liste, la demande à la DNCMP est un droit, pas une faveur.

Demande de renseignements et de prix (DRP) et demande de cotation (DC)

Sous le seuil de passation. La demande de renseignements et de prix couvre les montants hors taxes au-dessus de 10 millions de F CFA; la demande de cotation couvre de plus de 4 millions jusqu'à 10 millions inclus. Elles doivent figurer au plan de passation, à peine de nullité.[2][3]

Délai minimum : 10 jours ouvrables pour la demande de renseignements et de prix, 5 jours ouvrables pour la demande de cotation. Il faut au moins 3 offres; sinon la procédure est relancée (3 jours ouvrables de plus pour la demande de renseignements et de prix, jusqu'à obtention de 3 devis pour la cotation). Les offres restent valables au plus 30 jours.[3]

Pour vous : C'est le terrain des petites entreprises: dossier gratuit, peu de pièces, marché signé en quelques semaines. Mais la publicité est légère (affichage chez l'acheteur, à la préfecture ou à la mairie, aux chambres de métiers) et une cotation peut ne faire l'objet d'aucun avis. Faites-vous connaître des PRMP de votre zone.

Entente directe ou gré à gré

Sans appel d'offres et seulement dans des cas listés: brevet ou droit exclusif, raison technique ou artistique, extrême urgence en lieu et place d'un défaillant, urgence impérieuse imprévisible, ou autorisation du Conseil des ministres. Autorisation préalable de la DNCMP, sauf décision du Conseil des ministres. Le montant cumulé autorisé ne dépasse pas 10 % des marchés de l'acheteur sur l'année.[1]

Pour vous : Vous ne pouvez pas y candidater: l'acheteur choisit lui-même. Le titulaire accepte un contrôle spécifique de ses prix et des obligations comptables renforcées.

Avis à manifestation d'intérêt (AMI) pour les prestations intellectuelles

Pour les études, la maîtrise d'œuvre et l'assistance technique. L'acheteur dresse une liste restreinte de 5 à 8 candidats d'après leurs aptitudes. La commission doit y inclure au moins deux consultants nationaux qualifiés. Si moins de cinq candidats sont retenus, l'acheteur peut contacter d'autres cabinets ou relancer.[1]

Délai minimum : Au moins 10 jours calendaires pour recevoir les manifestations d'intérêt, à compter de la première publication de l'avis.[1]

Pour vous : À ce stade, on envoie un dossier de références, pas une offre chiffrée. Les deux places réservées à des consultants nationaux sont un vrai levier pour un cabinet béninois.

Appel d'offres ouvert en deux étapes

Seulement pour un marché très complexe, ou attribué sur des critères de performance plutôt que sur des spécifications détaillées. Le recours est approuvé d'avance par la DNCMP. Les soumissionnaires remettent d'abord une proposition technique sans prix, puis une offre définitive avec prix s'ils sont retenus.[1]

Pour vous : Un soumissionnaire qui ne veut pas remettre d'offre définitive peut se retirer sans perdre sa garantie de soumission.

Accord-cadre

Quand l'objet s'y prête. Il fixe les règles des bons de commande ou des marchés subséquents sur une période, notamment les prix. Sa durée ne dépasse pas 3 ans. Les bons de commande et marchés subséquents ne partent que si les crédits sont réservés.[1]

Pour vous : Être retenu ne garantit pas de commande: le contrat fixe un cadre, pas un volume.

Le choix de la procédure dépend souvent du montant estimé. Les seuils ci-dessous le fixent quand le code national s'applique. Un bailleur ou un organisme international a les siens.

Acheteur	Marché	Montant	Effet
Tous les acheteurs sauf les communes sans statut particulier	Travaux	100 000 000 F CFA hors taxes	Appel d'offres obligatoire à partir de ce montant prévisionnel.[2]
Tous les acheteurs sauf les communes sans statut particulier	Fournitures	70 000 000 F CFA hors taxes (fournitures ou services)	Appel d'offres obligatoire à partir de ce montant prévisionnel.[2]
Tous les acheteurs sauf les communes sans statut particulier	Prestations intellectuelles	50 000 000 F CFA hors taxes (cabinets, bureaux, firmes); 20 000 000 F CFA hors taxes (consultants individuels)	Procédure de sélection formelle des prestations intellectuelles à partir de ces montants.[2]
Communes sans statut particulier	Travaux	35 000 000 F CFA hors taxes	Appel d'offres obligatoire à partir de ce montant.[2]
Communes sans statut particulier	Fournitures	25 000 000 F CFA hors taxes (fournitures ou services)	Appel d'offres obligatoire à partir de ce montant.[2]
Communes sans statut particulier	Prestations intellectuelles	20 000 000 F CFA hors taxes (cabinets, bureaux, firmes); 15 000 000 F CFA hors taxes (consultants individuels)	Procédure de sélection formelle des prestations intellectuelles à partir de ces montants.[2]
Tous les acheteurs, sous le seuil de passation	Tous	Plus de 10 000 000 F CFA hors taxes	Demande de renseignements et de prix (jusqu'au seuil de passation).[2][3]
Tous les acheteurs, sous le seuil de passation	Tous	Plus de 4 000 000 et jusqu'à 10 000 000 F CFA hors taxes	Demande de cotation.[2][3]
Tous les acheteurs	Tous	4 000 000 F CFA hors taxes (seuil de dispense)	Jusqu'à ce montant, l'achat peut se faire sur simple facture après consultation de trois entrepreneurs, fournisseurs ou prestataires.[2][3]
État, collectivités territoriales et établissements publics	Travaux	1 000 000 000 F CFA (seuil communautaire de publication)	Publication de l'avis sur le site de l'UEMOA, dans un quotidien national et un journal international; délai de dépôt d'au moins 30 jours.[2][1]
État, collectivités territoriales et établissements publics	Fournitures	500 000 000 F CFA (fournitures et services); 150 000 000 F CFA (prestations intellectuelles)	Même obligation de publication communautaire.[2]
Organismes de droit public, sociétés nationales, sociétés anonymes à participation publique majoritaire	Tous	1 500 000 000 F CFA (travaux); 750 000 000 F CFA (fournitures et services); 200 000 000 F CFA (prestations intellectuelles)	Seuils communautaires de publication pour ces entités.[2]
DNCMP, contrôle a priori (hors communes sans statut particulier et établissements dont le chef de cellule n'est pas délégué de contrôle)	Tous	500 000 000 F CFA (travaux); 300 000 000 F CFA (fournitures et services); 200 000 000 F CFA (cabinets); 100 000 000 F CFA (consultants individuels)	À partir de ces montants, la DNCMP contrôle la procédure avant l'attribution. En dessous, c'est la cellule de contrôle de l'acheteur (ou, pour certaines communes, la direction départementale).[2]
Communes sans statut particulier et établissements publics concernés, contrôle de la DNCMP	Tous	300 000 000 F CFA (travaux); 150 000 000 F CFA (fournitures et services); 120 000 000 F CFA (cabinets); 80 000 000 F CFA (consultants individuels)	Contrôle a priori par la DNCMP à partir de ces montants.[2]

Un acheteur n'a pas le droit de découper un besoin en petits achats pour rester sous un seuil et éviter une procédure plus exigeante : c'est le fractionnement. Il ne faut pas le confondre avec les lots, qui sont légitimes et publiés dans un même avis. Si la règle de fractionnement vous semble contournée sur un marché, voyez Contester une décision.

Et ensuite

La procédure dit comment l'acheteur met en concurrence, et le type de marché dit ce que vous devez prouver : voir Travaux, fournitures, services, prestations intellectuelles.

Les types de procédures : ouvert, restreint, cotation, gré à gré, AMI